Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Mathias Wallem, Zimfox, Am Felde 13, 25488 Holm, Deutschland · info@zimfox.com

2. Öffentliche Website und Serverbetrieb

Beim Aufruf verarbeitet Zimfox technisch erforderliche Verbindungsdaten, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte URL einschließlich gegebenenfalls enthaltener Queryparameter, User-Agent sowie Status- und Fehlerdaten, um Inhalte auszuliefern, Angriffe abzuwehren und den Betrieb zu sichern. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Hostinganbieter ist die Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland. Der Zimfox-Produktivserver befindet sich in Nürnberg, Deutschland. Mit Hetzner besteht seit dem 02.10.2026 ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Server- und Fehlerprotokolle werden grundsätzlich höchstens etwa 14 Tage gespeichert, sofern sie nicht zur Untersuchung eines konkreten Sicherheitsvorfalls oder aufgrund eines dokumentierten Legal Holds länger benötigt werden.

3. Konto, Authentifizierung und Sicherheit

Für Registrierung, Anmeldung, E-Mail-Verifizierung, Passwortreset und Sitzungen verarbeitet Zimfox E-Mail-Adresse, verschlüsselte oder gehashte Authentifizierungsdaten, Sitzungs- und Sicherheitsmerkmale sowie Rate-Limit-Daten. Dies dient Vertragsschluss und -durchführung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie der Systemsicherheit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). OTPs verfallen nach 15 Minuten; Sitzungen nach 7 Tagen Inaktivität, spätestens nach 30 Tagen.

4. Website-Checks und Monitoring

Zimfox verarbeitet die vom Kunden angegebene Domain, untersuchte URLs, öffentlich abrufbare Seiteninhalte und technische HTTP-, DNS-, TLS-, Technologie- und Erreichbarkeitsdaten. Daraus entstehen Findings, Screenshots oder Vorschauen, Scans und Reports. Inhalte fremder Webseiten können personenbezogene Angaben enthalten. Die Verarbeitung erfolgt zur gewünschten Prüfung und Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Abgeschlossene anonyme Gratis-Scans werden spätestens nach 30 Tagen gelöscht; Monitoring-Health-Daten nach 90 Tagen. Vertragliche historische Reports bleiben entsprechend dem Produktvertrag erhalten.

5. Kauf, Zahlung und Rechnungen

Für Käufe verarbeitet Zimfox Billingprofil, Vertrags- und Einwilligungsnachweise, Domain- und Laufzeitbezug, Betrag, Währung, Zahlungsstatus und reduzierte Providerreferenzen. Zahlungen erfolgen wahlweise über PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22–24 Boulevard Royal, L-2449 Luxemburg, oder über Stripe Hosted Checkout. Für Stripe sind im EWR je nach Zahlungsdienst insbesondere Stripe Payments Europe, Limited und Stripe Technology Europe, Limited sowie für zentrale europäische Datenschutzfunktionen Stripe Technology Company Limited relevant. PayPal und Stripe können je nach Verarbeitung eigenständig Verantwortliche sein und international verarbeiten. Dabei können geeignete Garantien wie Angemessenheitsbeschlüsse, das EU-US Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln eingesetzt werden.

Zimfox übermittelt an beide Anbieter Betrag, Währung, eine pseudonyme Purchase-ID, Idempotenz- und technische Vertragsreferenzen sowie Return-/Cancel-URLs. An PayPal werden von Zimfox insbesondere weder Name, E-Mail, Rechnungsanschrift, Telefonnummer, Kunden-IP als Requestfeld, Website/Domain noch Rechnungsnummer übermittelt. An Stripe werden zusätzlich eine generische Produktbezeichnung übermittelt, jedoch insbesondere weder Name, E-Mail, Rechnungsanschrift, Firma, USt-ID, Telefonnummer, Kunden-IP als Checkoutfeld, Website/Domain, Rechnungsnummer noch Karteninformationen. Direkt beim Zahlungsanbieter eingegebene Zahlungs- und Payerdaten werden nicht in den providerneutralen Zimfox-Paymentkern übernommen. Vollständige API- oder Webhook-Payloads werden nicht dauerhaft gespeichert.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie für Rechnungs- und gesetzliche Aufbewahrungspflichten Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Ein elektronischer Widerruf löst weder bei PayPal noch bei Stripe automatisch eine Rückzahlung aus.

Zur Bearbeitung von Erstattungen, Widerrufen, Zahlungsstreitigkeiten, Chargebacks und Reversals verarbeitet Zimfox reduzierte Provider-Lifecycle-Ereignisse, Fallstatus, Beträge, Operatorentscheidungen und technische Auditnachweise. Diese Daten dienen der nachvollziehbaren Vertrags- und Zahlungsabwicklung. Ihre Bereinigung richtet sich nach dem beschriebenen Rechnungs-, Vertrags-, Legal-Hold- und Prüfvertrag; solange die konkrete Frist rechtlich zu prüfen ist, werden sie als prüfpflichtig gekennzeichnet und nicht vorzeitig gelöscht.

Für bestätigte Refunds kann Zimfox eine unveränderliche Rechnungskorrektur erstellen. Verarbeitet werden dabei insbesondere der Bezug zur Originalrechnung, historische Rechnungssteller- und Rechnungsempfängerdaten, Website- und Leistungsbezug, ursprünglicher Betrag, konkreter und kumulierter Refundbetrag, finanzieller Restsaldo, reduzierte Providerreferenz, Belegzeitpunkt sowie der historische Steuer- und Kleinunternehmerhinweis. Die Originalrechnung bleibt unverändert.

Im geschützten Superadmin-Bereich führt Zimfox ein Buchungsjournal aus den autoritativ bestätigten Zahlungen und Refunds. Die interne Nachweissicht enthält zugehörige Belegreferenzen, Kunde, Website, Provider, Beträge und Zeitpunkte. Ein CSV-Export wird ausschließlich auf Anforderung eines autorisierten Superadmins erzeugt, nicht öffentlich ausgeliefert und nicht als dauerhafte Datei im Webroot gespeichert.

6. Transaktions-E-Mails

Für notwendige transaktionale E-Mails nutzt Zimfox die Brevo GmbH, Köpenicker Str. 126, 10179 Berlin, Deutschland (HRB 133191, Amtsgericht Charlottenburg). Dies umfasst insbesondere Verifizierung und OTP, Account- und Vertragskommunikation, Monitoring-Ausfall- und Recovery-Meldungen sowie Widerrufsbestätigungen. Verarbeitet werden Empfängeradresse, Absender, Betreff und Nachrichteninhalt. Der Auftragsverarbeitungsvertrag ist Bestandteil der Brevo-Vertragsbedingungen. Transaktionslogs werden einen Monat gespeichert; E-Mail-Vorschauen werden nicht gespeichert.

Die primäre Datenhaltung erfolgt nach den bestätigten Brevo-Angaben in der EU, insbesondere in Frankreich, Deutschland und Belgien. Support- oder Wartungszugriffe von Unterauftragnehmern außerhalb des EWR sind möglich. Je nach Empfänger kommen insbesondere Standardvertragsklauseln und ergänzende Maßnahmen, für die USA zusätzlich das EU-US Data Privacy Framework und für Kanada ein Angemessenheitsbeschluss zum Einsatz. Zimfox setzt contactPixelTrackingConsent=false und aktiviert keine zusätzlichen Brevo-Trackingfunktionen.

7. Cookies und Analytics

Technisch notwendige, hostgebundene Cookies sichern Sitzungen, CSRF-Schutz, Passwortreset und den ausdrücklich gestarteten öffentlichen Scan (§ 25 Abs. 2 TDDDG). Auf zimfox.com wird Google Analytics 4 mit der Measurement-ID G-1ZN95G0V0L ausschließlich nach freiwilliger Einwilligung geladen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG). Vor Einwilligung, nach Ablehnung und während Private Production wird kein Google-Tag geladen und kein Ping versandt. app.zimfox.com bleibt GA-frei. Der First-Party-Cookie zimfox_analytics_consent speichert die versionierte Entscheidung „accepted“ oder „necessary“ für etwa 180 Tage; für Analytics wird weder LocalStorage noch SessionStorage verwendet.

Zimfox sendet ausschließlich manuell kontrollierte page_view-Ereignisse ohne Querystrings, Hash-Fragmente oder konkrete Scan-ID. Es werden keine eigenen Signup-, Login-, Checkout-, Purchase-, Provider-, Account-, E-Mail-, Domain-, Rechnungs-, Scaninhalt-, Report- oder Formulardaten-Events gesendet. Google Signals und Signale für Anzeigenpersonalisierung sind code-seitig deaktiviert. In der Property sind optimierte Analysen, Google Signals, User-provided data, personalisierte Werbung und Produktverknüpfungen deaktiviert; eine User-ID wird nicht verwendet. Ereignis- und Nutzerdaten werden dort zwei Monate gespeichert und die Frist wird bei neuer Nutzeraktivität nicht zurückgesetzt.

Bei einem Analytics-Aufruf gelangt technisch die Browser-IP an Google. Nach den bestätigten Google-Angaben wird sie zur Ableitung grober Standortinformationen verwendet und verworfen, bevor sie in Analytics gespeichert oder protokolliert wird. Die detaillierte Standort- und Gerätedatenerfassung ist für aggregierte geografische und gerätebezogene Auswertungen aktiviert; Zimfox erfasst damit keine präzisen Standorte. Internationale Verarbeitung ist möglich und kann auf geeignete Garantien wie das EU-US Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln gestützt werden. Die Google-Datenverarbeitungsbedingungen wurden akzeptiert. Die Einwilligung kann jederzeit über Cookie-Einstellungen widerrufen werden; weitere Zimfox-Analytics-Ereignisse werden dann gestoppt und GA-Cookies soweit technisch möglich entfernt.

8. Speicherdauer

Zimfox speichert Daten nur entsprechend ihrem jeweiligen Zweck. Rechnungen und Rechnungskorrekturen sowie die dafür erforderlichen Buchungs- und Zahlungsnachweise werden nach dem bestehenden ACCOUNTING_8Y-Vertrag bis zum 01.01. des neunten auf das jeweilige Belegjahr folgenden Jahres aufbewahrt. Dazu gehören insbesondere Beleg und Positionen, der Bezug zwischen Originalrechnung und Rechnungskorrektur, unveränderliche Käufer-, Verkäufer- und Leistungssnapshots, Betrag, Währung, Refund- und Saldoangaben, Steuer- und Leistungszeitraumangaben sowie der notwendige reduzierte Zahlungsnachweis mit autoritativer Providerreferenz. Nicht sämtliche Kundendaten werden acht Jahre gespeichert.

Erfolgreiche Verträge behalten für denselben Zeitraum die notwendigen Vertrags- und Legal-Versionen; erfolgreiche B2C-Verträge zusätzlich den versionierten Nachweis des verlangten sofortigen Leistungsbeginns und zugeordnete Widerrufsnachweise. Erfolgreiche Checkout-URLs werden nach 7 Tagen, terminal erfolglose nach 30 Tagen minimiert. Erfolglose Checkout-/Purchase-Daten werden je nach Zustand nach 30, 90 oder 180 Tagen bereinigt, operative Provider- und Reconciliationdaten sowie das reduzierte Webhook-Ledger nach 365 Tagen und terminale Notification-Outbox-Einträge nach 90 Tagen. Das editierbare Billingprofil besteht für die Accountlaufzeit und eine 30-tägige Grace Period nach Accountlöschung. Aktive Steuerprüfungen, Rechtsstreitigkeiten, Chargebacks, Refunds, Provider-Disputes, regulatorische Gründe oder dokumentierte Legal Holds können die Bereinigung blockieren.

9. Empfänger und Drittlandübermittlungen

Technische Empfänger sind – abhängig vom verwendeten Dienst – Hetzner, Brevo, Stripe und PayPal sowie beim Scan die Betreiber der aufgerufenen Websites und konfigurierte DNS-Resolver.

10. Accountlöschung und Ihre Rechte

Bei Accountlöschung werden Login-E-Mail und Accountzugang entfernt beziehungsweise pseudonymisiert und das Billingprofil nach dem beschriebenen Lifecycle gelöscht. Gesetzlich oder zur Vertragsdokumentation erforderliche Rechnungen, Rechnungskorrekturen, Zahlungs-, Refund- und Vertragsnachweise bleiben mit einem notwendigen pseudonymisierten Anker erhalten. Historische Belege beruhen auf unveränderlichen Käufer-, Verkäufer-, Leistungs- und Positionssnapshots und nicht auf dem später gelöschten Billingprofil. Betroffene haben nach Maßgabe der DSGVO insbesondere Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch sowie Widerruf einer Einwilligung für die Zukunft. Außerdem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde. Anfragen richten Sie an info@zimfox.com.